Những tình huống gặp phải khi sử dụng tiếng Anh trong môi trường công việc có thể đặt ra thách thức, như việc cấp trên yêu cầu mẫu email tiếng Anh để gửi cho đối tác nước ngoài mà không biết cách trình bày, hoặc người xin việc muốn viết một email giới thiệu bản thân nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Các sinh viên mới ra trường khi nhập cảnh vào môi trường làm việc quốc tế cũng có thể gặp những thách thức tương tự trong những ngày đầu. Bài viết này sẽ hướng dẫn người đọc cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp với những chủ đề thường gặp.
Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp theo cấu trúc chuẩn
Mẫu email tiếng Anh hoàn chỉnh thường sẽ có 6 phần chính.
- Greeting
- Opening Comment
- Introduction
- Main Point
- Concluding Sentence
- Signing Off
Các phần sẽ được đi vào cụ thể như sau.
Greeting (Phần chào hỏi)
Khi viết email cho người khác trong văn hóa Việt Nam, bạn thường được sử dụng Tên của đối phương. Tuy nhiên, trong cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cho đối tượng là người phương Tây, bạn phải dùng Họ (Last name) để thể hiện sự trang trọng (trừ khi đã thân thiết thì ta có thể sử dụng First Name của họ).
- Dear + title (danh xưng) + Last name: Kính gửi …
- Hi/Hello/Good (buổi trong ngày) + First name: Xin chào…
- To whom it may concern hoặc Dear Sir/Madam: Kính gửi các cơ quan hữu quan khi không biết rõ tên người nhận.
Lưu ý:
- Dùng Ms đối với phụ nữ độc thân và Mrs đối với phụ nữ đã có gia đình.
- Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì có thể sử dụng Dear Sir/madam.
Xem thêm: Bằng Trung Cấp Là Gì? Có Giá Trị Thế Nào, Có Thi Đại Học Được Hay Không?
Opening comment (Phần hỏi thăm)
Ở đây người viết thể hiện sự tế nhị và lịch sự bằng cách hỏi thăm người nhận trước, hoặc đưa ra lời cảm ơn về sự tương tác với nhau trước đó.
Một số mẫu viết email bằng tiếng Anh mở đầu email thông dụng:
- How are you? (Bạn như thế nào rồi?)
- How are things? (Bạn như thế nào rồi?)
- I hope you are doing well (Hy vọng bạn vẫn ổn)
- I hope you have a nice weekend (Mong bạn có một cuối tuần vui vẻ)
- Thank you for your prompt response (Cảm ơn bạn vì sự phản hồi nhanh chóng của bạn!)
- Thank you for choosing us (Cảm ơn bạn đã lựa chọn chúng tôi)
Lưu ý:
- Với những đối tượng nhận email là khách hàng, đồng nghiệp, đối tác,… phần mở đầu sẽ mang tính trang trọng và thường là cảm ơn.
- Trong trường hợp người nhận là người bạn ít hoặc không quen biết nhiều, bạn có thể sử dụng những mẫu câu đơn giản để hỏi thăm nhưng không có mục đích hồi đáp.
- Nếu người nhận email là người quen, bạn có thể bắt đầu bằng những lời hỏi thăm về công việc, những lời chúc, hoặc đơn giản là trả lời cho câu hỏi mà người đó đã hỏi bạn trong email lần trước.
Xem thêm: Có Nên Học Trung Cấp Online? Điều Cần Biết Khi Học Trung Cấp Nghề Online
Introduction (Giới thiệu lý do viết email)
Trong cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp thì đây là phần bạn sẽ nêu ra lý do viết lá thư này, nhằm thông báo cho người nhận thư nhìn thấy được nội dung của lá thư là về gì (phàn nàn, thông báo, nhắc nhở,…).
Một số mẫu email tiếng Anh giới thiệu thường dùng như sau:
- Reflecting on our journey together…(Nhìn lại cuộc hành trình của chúng ta vừa qua … )
- In light of our recent conversation about…(Đề cập đến cuộc đối thoại gần đây về …)
- In light of the matter at hand, may I kindly ask for…(Xin anh/chị có thể giúp tôi với vấn đề …)
- I would be most grateful if you could…(Tôi sẽ rất biết ơn nếu anh/chị có thể…)
- We are pleased to announce that…(Chúng tôi vui mừng thông báo …)
- It is with deep regret that I have to convey…(Tôi rất tiếc phải thông báo rằng … )
Lưu ý:
- Bạn không nên sử dụng từ viết tắt như I’m trong một văn phong trang trọng và lịch sự, thay vì đó bạn nên ghi rõ I am.
- Đối với các mối quan hệ xã giao, bạn nên dùng câu hỏi/câu nói gián tiếp và dùng câu hỏi/câu nói trực tiếp cho các mối quan hệ thân mật hơn.
Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Phục Hồi Bình Ắc Quy Khô Xe Máy, Xe Ô Tô Nhanh Chóng Và Hiệu Quả
Main point (Nội dung chính)
Trong cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp thì tại đây bạn sẽ đưa ra các chi tiết của thông tin cần truyền đạt, thường sẽ trả lời cho các câu hỏi Wh-question như What, When, Why, Who, How,…
Đến đây, bạn trình bày rõ ràng hơn, nội dung chi tiết để giải bày cho lí do viết email phía trên.
Có một số mẫu câu thường gặp trong phần nội dung chính là sự đề cập đến link hoặc file đính kèm. Mẫu câu thường được sử dụng như sau:
- Please find the attached file for your review. (Vui lòng xem đính kèm.)
- Kindly see the attached document for more details. (Vui lòng xem đính thèm để biết thêm chi tiết.)
- I have included the necessary file for your reference. (Vui lòng tham khảo thông tin cần thiết đính kèm.)
- Attached, you’ll find the document related to our discussion. (Vui lòng tham khảo thông tin liên quan được đính kèm.)
Lưu ý: Bởi đây là email nên bạn cần nêu vấn đề càng ngắn gọn, xúc tích càng tốt. Nếu nội dung quá lan man, bạn sẽ khiến người đọc bối rối khi không thể nắm được ý chính bạn muốn nói đến là gì.
Xem thêm: Khối A1 Bao Gồm Những Ngành Nào? Nghành Nào Đang Được Quan Tâm? Địa Chỉ Đào Tạo Uy Tín Nhất
Concluding sentence (Kết thúc email)
Thông thường phần này sẽ thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ của người gửi nếu có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào, hoặc khi người gửi có một yêu cầu nhỏ từ người nhận.
Một số mẫu viết email bằng tiếng Anh trong câu kết thúc email thường dùng:
- Let me know if you need anymore information (Vui lòng liên hệ nếu có bất cứ thắc mắc nào)
- I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance (Hy vọng các thông tin trên giải đáp thắc mắc của anh/chị. Nếu cần thêm hỗ trợ, xin vui lòng liên hệ chúng tôi)
- Please reply once you have the chance to…(Vui lòng phản hồi sớm nhất có thể.)
Lưu ý: Thông thường, bạn sẽ thể hiện thiện chí của mình bằng cách để lại lời sẵn sàng giúp đỡ. Tuy nhiên, nếu người nhận cần phải thực hiện các thao tác nào đó (như phản hồi), bạn có thể đặt lời yêu cầu ở đây.
Xem thêm: Tổng Hợp 10 Trung Tâm Tiếng Trung Chất Lượng Tốt Nhất Hiện Nay
Signing off (Ký tên)
Trong cách viết email tiếng Anh, để kết thư một cách trang trọng bạn có thể sử dụng những cụm từ sau (đều mang nghĩa ‘trân trọng’):
- Yours sincerely
- Best regards
- Respectfully
- Yours truly
Trong trường hợp viết thư thân mật, bạn có thể ký tên bằng những cụm từ như:
- Love/Regards (Thân ái)
- Thanks again (Cảm ơn một lần nữa)
- Take care (Bảo trọng).
Xem thêm: Top 7 Máy Hút Mùi Hafele Chất Lượng Cao Bán Chạy Nhất Hiện Nay
Lưu ý cần nắm khi viết email bằng tiếng Anh
Chúng tôi sẽ không thể nào tổng hợp được tất cả trường hợp sử dụng cách viết email tiếng Anh trong bài viết này, vậy nên chúng tôi sẽ đưa ra những lưu ý chung để các bạn tham khảo và áp dụng vào trường hợp riêng của mình.
- Không viết tắt, đặc biệt là với các từ như I am, I will, I have seen, I do not. Bạn nên viết đầy đủ để thể hiện sự sang trọng và lịch sự.
- Không sử dụng tiếng lóng trong tiếng Anh.
- Với ngôi thứ nhất nên dùng từ “would like” thay cho từ “want”.
- Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2, bạn nên dùng cho ngôi thứ nhất (như 1 lời khuyên).
- Câu văn cần ngắn gọn, súc tích, có đầy đủ các thành phần của câu.
- Chú ý các dấu câu như dấu chấm, dấu phẩy. Hạn chế sử dụng dấu chấm than (!).
- Tuyệt đối tránh lỗi văn phạm, lỗi chính tả.
Vậy là chúng ta đã đi qua tất cả những phần cần thiết nhất trong cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và gây ấn tượng. Hy vọng rằng bài viết về cách viết email tiếng Anh có thể giúp bạn tự biên soạn được một bức email theo văn phong của chính mình dựa theo cấu trúc cơ bản nhất để thu hút người đọc và thể hiện tốt thông điệp mình gửi gắm. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn học tiếng anh, có thể tham khảo Trung tâm Anh ngữ AXCELA để được tư vấn các khóa học phù hợp. HNCE chúc bạn thành công.
Xem thêm: Đạt IELTS 6.5 Có Khó Không? Bật Mí Lộ Trình Học IELTS 6.5 Hiệu Quả Nhất Hiện Nay